Sendify

@ Sendify

Personuppgiftspolicy

Introduktion till Sendify's personuppgiftspolicy

Denna personuppgiftspolicy beskriver bland annat hur dina personuppgifter kommer att behandlas när du använder Sendifys [logistiktjänst] (Tjänsten), besöker www.sendify.se (Hemsidan) eller kontaktar oss. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Sendify är personuppgiftsansvariga för hur dina personuppgifter behandlas av oss, i enlighet med denna policy. Du kan alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och schysst sätt. Du kan när som helst kontakta oss om du har några frågor kring dina personuppgifter eller denna personuppgiftspolicy. Du kan maila oss på [privacy@sendify.se] eller ringa till 0103 – 30 30 91.

När du använder Tjänsten kommer du förmodligen att behandla personuppgifter från andra personer, till exempel namn, epost, telefonnummer och adresser till mottagare, avsändare och andra parter med koppling till en försändelse. Dessa uppgifter behandlar Sendify på uppdrag av dig eller din arbetsgivare (dvs. i egenskap av personuppgiftsbiträde).


Om du har mottagit en försändelse som skickats med hjälp av Tjänsten och undrar över behandlingen av dina personuppgifter, bör du i första hand kontakta det företag som bokat försändelsen.

1. Personuppgifter som samlas in om dig

Sendify kan samla in och behandla olika typer av personuppgifter om dig, till exempel i samband med att du använder Tjänsten eller kontaktar oss. Sendify kan till exempel komma att behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

  • Kontaktuppgifter, till exempel namn, epost, telefonnummer och adress.
  • Kontouppgifter, till exempel namn, bild, epost, telefonnummer och lösenord.
  • Bokningsuppgifter, till exempel din bokningshistorik och andra uppgifter om försändelser som du bokar i Tjänsten.
  • Bolagsuppgifter, till exempel uppgifter om bolaget du jobbar för (typiskt sett din arbetsgivare), såsom företagsnamn, din titel, arbetsplats samt ibland även uppgifter om din behörighet att företräda bolaget.
  • Kommunikation, till exempel uppgifter som du inkluderar i fritextfält på Hemsidan, i Tjänsten eller i dina epostmeddelanden till oss, eller tillhandahåller oss på andra sätt.
  • Enhetsinformation, till exempel IP-adress, språk, webbläsare, operativsystem och skärmupplösning samt information om när och hur du använder Hemsidan eller Tjänsten.

Känsliga personuppgifter. Sendify samlar bara in och behandlar känsliga personuppgifter (t.ex. uppgifter om sjukdom) om det är motiverat och nödvändigt. Känsliga uppgifter kommer att behandlas med extra omsorg. Eftersom epost inte alltid är helt säkert, får du gärna undvika att inkludera känsliga personuppgifter i dina mejl till oss.

2. Hur dina uppgifter samlas in

Uppgifter som du lämnar till oss. Du lämnar typiskt sett själv merparten av alla uppgifter lämnar till oss, till exempel när du registrerar ditt konto i Tjänsten, bokar en försändelse eller i samband med dina kontakter med oss.

Det är frivilligt att lämna uppgifter till oss. En del uppgifter måste du dock lämna för att till exempel kunna använda Tjänsten. Om du inte tillhandahåller uppgifter som efterfrågas kan det hindra utförandet eller leveransen av försändelser eller andra tjänster, som du eller din arbetsgivare förväntar sig av oss.

Uppgifter som samlas in på andra sätt. Sendify kan ibland även inhämta information om dig på annat håll. Uppgifter kan till exempel lämnas till oss i samband med att någon av dina kollegor bjuder in dig till Tjänsten. Sendify kan även ha inhämtat dina kontaktuppgifter från leverantörer av kontaktinformation, din arbetsgivares hemsida eller andra offentliga källor.

När du besöker Hemsidan eller använder Tjänsten samlas enhetsinformation in från din dator (eller mobila enhet). Denna information samlas in med hjälp av cookies.

3. Så här används dina uppgifter

Sendify använder framförallt dina personuppgifter för att tillhandahålla dig Tjänsten, för att kommunicera med dig och för att boka och administrera dina försändelser.

Notera att behandlingen kan skilja sig åt beroende på din relation till oss, till exempel om du kontaktar oss i egenskap av privatperson eller som representant för ett företag (t.ex. befintlig eller potentiell kund, leverantör eller samarbetspartner till oss). Det är alltså inte nödvändigtvis så att alla behandlingar som anges nedan är aktuella i just ditt fall.

Sendify behandlar bland annat personuppgifter för följande syften och baserat på följande lagliga grunder:

  • För att tillhandahålla Tjänsten. Dina personuppgifter kommer att behandlas för att administrera ditt användarkonto och för att kunna tillhandahålla dig Tjänsten (dvs. för att kunna fullgöra avtalet emellan oss). Till exempel används din epost och ditt lösenord för att bekräfta din identitet när du loggar in i Tjänsten, bokningsuppgifter för att för att genomföra dina bokningar i Tjänsten och enhetsinformation för att säkerställa att Tjänsten presenteras på bästa sätt för dig och din enhet.
  • För att ingå och fullgöra avtal. Dina personuppgifter kan behandlas för att ingå avtal med dig eller din arbetsgivare, samt för att fullgöra avtalet. Detta innefattar även åtgärder som behövs inför att ingå avtalet. Det är nödvändigt för att Sendify ska kunna ingå och fullgöra avtal med dig eller din arbetsgivare samt för andra berättigade intressen, bland annat Sendifys intresse av att ingå och fullgöra olika typer av avtal.
  • För att tillhandahålla support och kommunicera med dig och andra. Dina personuppgifter (t.ex. namn, epost och telefonnummer) kan användas för att kommunicera med dig och andra, till exempel i samband med din användning av Tjänsten. Dina personuppgifter kan bland annat behöva användas för att undersöka, svara på och lösa klagomål och problem med Tjänsten eller försändelser. Det är nödvändigt för att kunna tillhandahålla dig Tjänsten och för andra berättigade intressen, bland annat Sendifys intressen av att Tjänsten ska fungera felfritt och av att effektiv kommunicera med dig och andra.
  • För att hantera fakturor och betalningar. Dina personuppgifter kan användas för att fakturera din arbetsgivare för utförda försändelser och andra avtalade ersättningar, till exempel genom att ange dig som fakturareferens. Det är nödvändigt för att Sendify ska kunna ta betalt.
  • För att genomföra kundundersökningar. Dina kontaktuppgifter kan användas för att genomföra kundundersökningar, till exempel för att höra dina tankar om Sendify och Tjänsten. Det är frivilligt att svara på kundundersökningar. Uppgifterna som samlas in i samband med kundundersökningar kan bland annat användas som underlag för Sendifys berättigade intresse av att förbättra Tjänsten.
  • För att marknadsföra Sendifys tjänster. Ditt namn och din epost kan användas för att skicka nyhetsbrev till dig, information om Tjänsten samt inbjudningar till event. Detta sker med stöd av berättigade intressen, bland annat Sendifys intresse av att marknadsföra Tjänsten. Om du inte längre önskar få denna typ av information kan du avregistrera dig genom att följa instruktionerna längst ner i det mail som du fått från oss, eller genom att kontakta oss på [info@sendify.se].
  • För att följa lagar. Sendify är skyldiga att följa svensk lag. Det innebär att dina personuppgifter ibland kan behöva behandlas i den utsträckning som krävs enligt lag eller andra rättsliga förpliktelser, till exempel för rapportering till myndigheter.
  • För att skydda Sendify, dig och andra. Sendify kan behandla dina personuppgifter om det behövs för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras juridiska rättigheter, affärsintressen eller andra legitima intressen. Det kan till exempel behövas om du eller någon annan riktar krav mot oss, till exempel i samband med eventuella reklamationer. Det är nödvändigt för att skydda dig och andra samt för andra berättigade intressen, bland annat Sendifys intresse av att kunna bemöta krav och reklamationer.
  • För att skapa samlad statistik. Dina personuppgifter (t.ex. bokningsuppgifter och enhetsinformation) kan användas för att skapa statistik i aggregerad form, där uppgifterna inte kan identifiera dig. Statistik kan till exempel röra återkommande typer av bokningar, genomsnittliga priser och geografisk spridning på användarna i Tjänsten. Detta sker med stöd av berättigade intressen, bland annat Sendifys intressen av att utveckla och förbättra Tjänsten och användningen av den.
  • För att utveckla och förbättra Tjänsten. Enhetsinformation och samlad statistik kan användas som underlag för att fortsätta utveckla och förbättra Tjänsten och nya tjänster. Detta sker med stöd av berättigade intressen, bland annat Sendifys intressen av att utveckla och effektivisera Tjänsten och användarupplevelsen.
  • Med ditt samtycke. Dina personuppgifter kan även användas för andra specifika syften än som framgår ovan, om du ber oss eller tillåter oss att göra det. Till exempel kan Sendify med ditt samtycke publicera en referens som du lämnat eller inkludera dig i artiklar om kunduppdrag, för att marknadsföra Sendifys tjänster.

4. Hur dina uppgifter delas med andra

Sendify kan ibland behöva dela dina personuppgifter med andra pålitliga personer och företag. Till exempel kan dina personuppgifter komma att delas med:

  • Personer som arbetar hos oss. Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar hos Sendify, men bara personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Till exempel kommer Sendifys kundsupport få ta del av dina personuppgifter för att kunna hjälpa dig på bästa sätt.
  • Koncernbolag. Sendify ingår i samma koncern som SPOC Logistics Group AB och Express Delivery Sweden AB. Dina personuppgifter kan ibland behöva delas mellan dessa koncernbolag, till exempel för att bolagen ska kunna centralisera system och samarbeta sinsemellan.
  • Tjänsteleverantörer. Dina personuppgifter kommer att delas med utvalda företag som hjälper oss att leverera Tjänsten och Hemsidan, till exempel leverantörer av IT och ekonomitjänster. Dessa företag får bara behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss, eller för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. Sendify jobbar bara med seriösa och noggrant utvalda leverantörer, så dina personuppgifter är i trygga händer. Sendify använder till exempel Intercom som system för kundservice, Surveymonkey för kundundersökningar och Fortnox hjälper oss att skicka ut och se till så att du betalar dina fakturor. Tjänsten lagras och tillhandahålls med hjälp av molntjänstplattformen Amazon Web Services (AWS).
  • Transportbolag. När du bokar en försändelse i Tjänsten kommer Sendify att skicka dina bokningsuppgifter (inkl. dina kontaktuppgifter, om du angett dig själv som kontaktperson) till transportbolaget. Du kan se namnet på transportbolaget innan du bokar försändelsen. Transportbolaget är personuppgiftsansvarigt för hur dina personuppgifter behandlas av dem. Du kan läsa mer om detta på transportbolagets hemsida.
  • Myndigheter och rättsliga sammanhang. Dina personuppgifter kan ibland behöva delas med myndigheter, domstolar och andra parter. Till exempel om det krävs till följd av lag, i samband med en rättslig process eller för att besvara en begäran från tillsynsmyndigheter eller andra myndigheter.
  • Företagsöverlåtelse. Det kan hända att Sendify, av strategiska eller affärsmässiga skäl, i framtiden beslutar att sälja eller överföra hela eller delar av bolaget. Som ett led i en sådan transaktion kan dina personuppgifter behövas delas med parter som är involverade i processen.
  • Övriga parter. Dina personuppgifter kan även delas med andra parter, om du ber oss eller tillåter oss att göra det. Du kan till exempel inkluderas i mejlkonversationer tillsammans med externa parter.

5. Dina uppgifter kan behandlas utanför EU/EES

Sendify strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock ibland behöva överföras till företag utanför EU/EES. Till exempel kan dina personuppgifter överföras till Mailchimp i samband med utskick av nyhetsbrev, som bland annat kommer att behandla dina uppgifter i USA.

Du bör känna till att andra regler kan gälla för dina personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Sendify kommer dock se till att rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå (t.ex. godkända standardklausuler och s.k. Privacy Shield). Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring tillämpliga skyddsåtgärder.

6. Så länge sparas dina uppgifter

Sendify sparar dina personuppgifter så kort tid som möjligt och bara så länge det är motiverat för syftet med behandlingen. Hur länge detta är kan bero på typen av uppgifter. Samma uppgift kan ibland sparas för olika ändamål. Till exempel kan en uppgift sparas för fakturering och bokföring, trots att den har gallrats bort för andra syften.

Sendify kontrollerar regelbundet behovet av att spara dina uppgifter, med hänsyn till tillämpliga lagkrav. Generellt sett sparas dina personuppgifter under tiden för avtalsförhållandet, med andra ord under den tid Sendify utför tjänster för dig eller din arbetsgivare. Normalt sett behöver dina uppgifter även sparas en tid därefter på grund av eventuella reklamationsfrister. Dina kontouppgifter sparas i Tjänsten så länge som du har kvar ditt användarkonto.

Personuppgifter som behandlas på basis av ditt samtycke raderas om du återkallar ditt samtycke. Notera att detta inte påverkar Sendifys rätt att behandla uppgifterna innan återkallelsen. Dina uppgifter kan också komma att sparas en längre tid om det krävs enligt lag, till exempel lagar om beskattning och bokföring. Dina uppgifter kommer i så fall bara användas för att uppfylla dessa skyldigheter.

7. Cookies

Precis som många andra, använder Sendify cookies och liknande tekniker på Hemsidan och i Tjänsten för att samla in enhetsinformation. Du kan kontrollera inställningarna för cookies i din webbläsares inställningar.

8. Dina rättigheter

Det är dina personuppgifter. Du har därför rätt att få information om och påverka hur dina personuppgifter behandlas av oss. Här följer en kort sammanfattning av dina rättigheter:

  • Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. Du kan kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.
  • Rätt att få tillgång till och flytta din data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. Du har ibland även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
  • Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att en uppgift om dig raderas om uppgiften inte längre är nödvändig för syftet som den samlades in eller på annat sätt behandlas för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgiften.
  • Rätt att rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
  • Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har hanterats.
  • Rätt att återkalla ditt samtycke. Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss. Notera dock att det inte påverkar den behandling som utförts innan återkallelsen.
  • Om du begär att Sendify ska begränsa eller radera dina personuppgifter kan det påverka eller hindra din användning av Tjänsten. Du bör även känna till att det kan finnas lagregler som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. Till exempel kan rättsliga skyldigheter hindra eller ge oss rätt att inte lämna ut, radera eller flytta delar av dina uppgifter.

9. Klagomål

Du har rätt att kontakta och klaga hos Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på www.datainspektionen.se. Du kan också höra av dig till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

10. Uppdateringar i policyn

Denna policy kan ibland behöva ändras eller uppdateras, till exempel om funktioner ändras eller läggs till i Tjänsten. Om några betydelsefulla ändringar görs kommer du informeras om detta i Tjänsten eller på annat lämpligt sätt, för att ge dig möjlighet att ta ställning till ändringen innan den börjar gälla. Du bör även läsa denna policy med jämna mellanrum, för att säkerställa att du är medveten om eventuella ändringar som gjorts.

Denna personuppgiftspolicy uppdaterades senast i juli 2018.