Carolina Fridh
Carolina Fridh

Så halverade Speeron sina bokningstider

Frakten är för många ett nödvändigt ont. Något som bara måste fungera för att verksamheten och de dagliga rutinerna ska uppehållas. Företaget Speeron skickar flera sändningar varje vecka. De har gått från att använda egna fraktavtal, till att skicka sin frakt via Sendify där de tar del av fraktavtal från flera transportörer och funktioner som visat sig vara till stor hjälp för deras frakthantering som idag blivit både snabbare, enklare och billigare tack vare Sendify.

Bli bäst på logistik, del 3

Speeron är ledande aktör inom hotellbranschen och förser flera av Nordens största hotellkedjor med utveckling, service och installation av teknisk utrustning. Huvudkontoret ligger i Stockholm med flera etablerade kontor i både Danmark, Finland och Norge.

Företaget har funnits sedan 2007 och de senaste fyra åren har frakt blivit en viktig och återkommande del av verksamheten. Gods skickas både mellan kontoren och ut till de olika byggena och projekt som är aktiva på hotell runt om i Norden. Speerons behov av frakt är brett och varierat. Det innefattar både inrikes- och utrikesfrakt, gods av olika dimensioner och en varierande frekvens av sändningarna.

Tidigare förhandlade Speeron sina fraktavtal själva, direkt med transportörerna och avtal slöts med stora transportörer som DHL, UPS och Bring. Med deras breda och varierande fraktbehov blev förhandlingarna svårare och fler avtal skulle behövas för att täcka upp alla behov.
– Det är en djungel att skicka utomlands. Vi hade behövt minst tio olika avtal för att täcka våra behov och vi la mycket tid på att jämföra transportörernas priser, berättar Emma Karlsson på Speeron.

Speerons första kontakt med Sendify gick genom systerbolaget Express Delivery Sweden. Tillfället var en ren slump som uppstod när de hade frakt som skulle bokas akut. När hon som tidigare hanterat all frakt slutade såg de fördelarna med att kunna samla all frakthantering på ett ställe som flera hade tillgång till. De upptäckt funktioner med Sendify som kom till stor nytta för verksamheten och som bidrar till att de sparar tid och får fullständig kontroll över frakterna enligt Emma:
– Vi sätter upp hotellens mjukvaror och hårdvaror och vi har beställningar på allt från mindre kablar och kort till stora TV apparater. Vi samlar upp allting och ser till att det fungerar, men det innebär också att det lätt blir flera olika sändningar med olika transportörer till ett och samma hotell. Därför är det bra för oss att ha allt samlat i Sendify så att vi får en bra överblick.


”Att skicka med Sendify till Norge är extremt enkelt och går supersnabbt”

 


Det viktigaste för Speeron är helt enkelt att transportörerna är pålitliga. Att de kan lita på att godset blir upphämtat och levererat på avtalad tid. Fördelarna med Sendify har varit  att kunna använda flera olika transportörerna eftersom att de alla erbjuder olika, mer eller mindre gynnsamma, fraktavtal och lösningar beroende på behovet. Men också att allting hanteras på ett och samma ställe:
– Att skicka med Sendify till Norge är extremt enkelt och går supersnabbt, jämfört med att skicka från ett ställe till ett annat inom Norge. Då måste man ringa till DHL, skriva ut fakturan, och så vidare. Nu kan vi sköta all frakt från Stockholm. Vi bokar frakten här och mailar fraktsedeln till direkt till avsändaren som själv kan skriva ut den. Att alla dokument ser likadana ut, oavsett transportör underlättar också.

Idag skickar de uppemot 20 sändningar i veckan och av dessa går 90% via Sendify. Funktionen med adressboken används för att administrera de över 600 mottagare Speeron har i sitt nätverk utan att behöva fylla i samma uppgifter gång på gång.

”Det är bra för oss att ha allt samlat i Sendify så att vi får får en bra överblick”

 

 

Varje bokning tar idag ca. fem minuter, plus ytterligare fem minuter för att fylla i tullfaktura som det handlar om frakt utanför EU. Den totala bokningstiden har halverats sedan de började boka med Sendify. Skillnaden är att de nu inte behöver ta kontakt själva med varje enskild transportör och jaga priser, fraktavtal och jämföra dessa. Istället använder de Sendify, skriver in de uppgifter som krävs en gång och får presenterat för sig de bästa alternativen från flera av de ledande transportörerna, både med avseende på pris och ledtid. Alla på företaget eget inlogg och kan boka frakt, dokument är standardiserade och felfrekvensen har minskat rejält.  

När det kommer till fakturering så använder de Sendifys Kostnadskontroll. Då behöver de inte leta bland sina gamla fakturor för att hitta avvikande poster och avgifter i efterhand. Istället ser de direkt i tjänsten var och varför extra avgifter eller avvikelser har tillkommit. Om Speeron skulle växa i framtiden och få ännu större fraktbehov så anser de att det finns stora möjligheter att växa tillsammans med Sendify och framförallt är det möjligheten att sköta all frakt och samla alla transportörer på ett ställe som är gynnsam.

Speerons mest använda funktioner:

 

  • Cost Control
    Speeron kan kolla direkt i Sendify om det blivit några prisskillnader i slutfakturan mot det offererade priset. På så sätt slipper de gå igenom alla fakturor för att hitta fel.
  • Spårning
    Tid är viktigt. Speeron skickar gods ut till de olika byggen där de har aktiva projekt. Där jobbar hantverkare som är beroende av det godset som skickas. Så för varje minut ett gods är sent blir det en stor avgift att betala hantverkaren som får stå och vänta. Spårningen är ett sätt att hålla koll på exakt vart godset är och när det beräknas bli levererat.
  • Adressbok
    Här sparar Speeron sina 600 kontakter. Man skriver in uppgifterna en gång, sen finns de sparade. På så sätt kan man enkelt välja mottagare i adressboken och spara tid.
  • Aviseringar
    Med dessa får både Speeron som avsändare och deras mottagare notiser om när sändningen hämtas upp och när den beräknas levereras.